“Ik scan de dossiers zodat ze het aan de andere kant kunnen printen, kan dat niet anders?”
“Ik scan de dossiers zodat ze het aan de andere kant kunnen printen, kan dat niet anders?”
stapels dossiers tijdens de discovery van Schulddossier

« overzicht van projecten

 Fixxx:

Schulddossier voor betere samenwerking in de keten

De gemeente Amsterdam biedt burgers hulp bij minnelijke schuldhulpverlening. Dat doet ze door te inventariseren welke schulden er zijn om vervolgens afspraken te maken met de schuldeisers. Als die afspraken gemaakt zijn kan een burger in een paar jaar van zijn of haar schulden af zijn.

Binnen Amsterdam is het proces van de schuldsanering in twee delen geknipt. De schuldenaar wordt geholpen door maatschappelijke dienstverleners (MaDi). Die MaDi inventariseren de schulden en maken een dossier dat ze overdraagt aan de Gemeentelijke Kredietbank Amsterdam (GKA). De GKA maakt vervolgens afspraken met de schuldeisers over gedeeltelijke terugbetaling en kwijtschelding. Pas als dat allemaal rond is, en dat kan zomaar anderhalf jaar duren, start de feitelijke sanering van de schulden. Die lange voorbereiding is een extra zware tijd voor de schuldenaar. Succes is niet zeker en de schulden blijven zich maar opstapelen.

Een Fixxx-team van Tiltshift ging aan de slag om te kijken of we de doorlooptijd van dat voortraject niet flink konden inkorten. En of er nog andere oorzaken aan te wijzen waren voor dit probleem. Met behulp van technieken als Software Design Thinking, Service Design en Lean Startup gingen we er op uit (discovery). Al gauw kwam naar voren dat er op de scheidslijn van het overgaan van dossiers van de ene partij naar de andere partij veel onduidelijkheid was en stappen vaak dubbel werden genomen. Het maakte de doorlooptijd onnodig lang en stond goede samenwerking behoorlijk in de weg. Na de discovery verzonnen we, samen met de betrokkenen, diverse oplossingen (ideation). In een paar weken gingen we zo van onderzoek naar een concreet nieuw werkproces dat efficiënter en overzichtelijker is. En een veel kortere doorlooptijd heeft.

Het concept werkten we, in nauwe samenwerking met maatschappelijk dienstverlener Doras (Amsterdam Noord) en de GKA, in twee maanden uit tot een volledig digitaal Schulddossier. De MaDi en de GKA werken hierin actief samen aan de dossiers waarmee dubbele processtappen zijn vervallen. Ook zijn de partijen in een keer overgestapt van een papieren proces overgestapt op een digitaal proces. Daardoor voldoet het weer aan alle vereisten rondom privacy, security en archivering.

Na twee maanden was het systeem al uit de pilot-fase en actief in gebruik bij GKA en Doras. In een daarop volgend project voegden we de andere zes Amsterdamse MaDi’s toe en zorgden we ervoor dat de bestaande backoffice systemen van GKA werden gekoppeld aan het Schulddossier. En op dit moment werken we aan het toevoegen van de bewindvoerders in het systeem.

Het resultaat is een omgeving (schulddossier.amsterdam.nl) waarin MaDi’s, GKA en straks ook bewindvoerders actief samenwerken aan minnelijke schuldhulpverlening. Partijen werken datagestuurd, veiliger, prettiger en volledig digitaal samen in een belangrijk en complex ketenproces. Dat in doorlooptijd nu met weken is bekort zodat de burger-schuldenaar sneller en beter is geholpen.

Opdrachtgevers: Nathalie van Berkel (gemeente Amsterdam), Will van Schendel (Stichting De Sociale Maatschap, voorheen Doras).

Tiltshift team (in de verschillende projecten): Rutger Dik, Maarten Geraets, Maarten de Keizer, Rik Vegt, Johan Groenen.

Lees meer over hoe wij een Fixxx-traject aanpakken. Of neem voor een nadere toelichting contact met ons op via het formulier onderaan deze pagina.

« overzicht van projecten

Innoveren met Tiltshift?

We helpen u graag. Laat een bericht achter, dan nemen we snel contact op voor een kosteloos intake- en adviesgesprek.

uw naam
organisatie
e-mailadres
telefoonnummer
vraag of probleem