“Ik heb op mijn desktop een mapje met ‘handige documenten’, dat gebruik ik altijd”
“Ik heb op mijn desktop een mapje met ‘handige documenten’, dat gebruik ik altijd”
Fixxx "Omslagroute", Gemeente Amsterdam en partners

« overzicht van projecten

 Fixxx:

Woonvergunning voor Kwetsbare Groepen

Op weg naar zelfstandigheid kunnen mensen uit zogenaamde kwetsbare groepen een tijdje op proef wonen. Ze krijgen dan een woning met een tijdelijke woonvergunning én de nodige begeleiding. Na twee jaar wordt, als alles goed is verlopen, de tijdelijke woonvergunning omgezet in een permanente. Dit is een complex proces waarin door veel verschillende partijen - zorgverleners, woningcorporaties, gemeente - intensief wordt samengewerkt.

De directie Wonen van de gemeente Amsterdam constateerde dat de samenwerking met de ketenpartners niet altijd soepel verliep. Iedere organisatie had zijn eigen processen en vaak was het niet helemaal duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk was. Het gebrek aan overzicht kostte alle partijen veel tijd en de informatie werd niet altijd op een veilige manier met elkaar gedeeld.

Een van onze Fixxx-teams ging aan de slag, aangevuld met domein-experts van de betrokken organisaties. In de eerste twee weken, tijdens de discovery-fase, liep het team mee op de werkvloer en brachten ze de werkzaamheden en problemen in kaart. De problemen werden niet alleen bevestigd, er bleek meer aan de hand te zijn. Zo hadden de betrokkenen elk een ander beeld van het gehele proces en werkte iedereen met andere versies van de vele formulieren.

In de ideation bedenken de gebruikers en het team een zo breed mogelijk scala aan oplossingen. In co-creatie onstond zo het eerste doel: een eenvoudig online overzicht van de processtappen met daarbij de laatste versies van de te gebruiken formulieren. Dit idee is door het Tiltshift-team, bestaande uit developers en designers, in een paar weken gerealiseerd. En toe begon het pas echt.

In de daarop volgende weken volgden diverse uitbreidingen, op basis van feedback van de gebruikers. Zo hebben we de formulieren grotendeels gedigitaliseerd. Dit zorgde voor hergebruik van informatie waardoor er veel minder ‘dubbele’ informatie wordt uitgevraagd. Toen de formulieren gedigitaliseerd waren voegden we voor elke gebruiker een dashboard toe met daarin status van aanvragen en documenten. Tenslotte werd door het toevoegen van een uploadfunctie een einde gemaakt aan de onveilige uitwisseling van informatie per e-mail.

De applicatie is voor alle ketenpartners beschikbaar via de browser, maar waar mogelijk werd er ook een koppeling gemaakt met de systemen van de ketenpartners via API’s.

Het hele proces nam enkele maanden in beslag. We overlegden, bouwden en werkten de web-omgeving dagelijks bij naar de meest recente versie. Daardoor kregen we heel veel feedback vanuit het daadwerkelijke gebruik van de software. En maakten we precies wat nodig was. Niet teveel, niet te weinig.

Het resultaat is omslagroute.amsterdam.nl. Een helder proces dat de samenwerking tussen partners versneld en verbeterd. Achter de inlog van het systeem wordt samengewerkt in een eenvoudiger proces waarin dubbel werk wordt voorkomen. De veiligheid en privacy zijn nu gegarandeerd, de lijnen tussen betrokkenen zijn korter en het proces neemt veel minder tijd in beslag. Tenslotte ervaren de gebruikers het een heel prettige en overzichtelijke omgeving om in te werken.

Probleemeigenaar: Joost van Ravesteyn. Product Owner: Martin Louwe. Programmamanager: Cor van Bavel. Tiltshift team: Rutger Dik, Maurice Guikema, Anne-Roos Hassing, Remco Hoff, Yvonne de Meij van Streefkerk, Anneke Sinnema en Rik Vegt.

Lees meer over onze Fixxx-methode.

« overzicht van projecten

Ook innoveren met Tiltshift?

We helpen u graag. Laat een bericht achter, dan nemen we snel contact op voor een kennismaking.

uw naam
organisatie
e-mailadres
telefoonnummer
vraag of probleem